每一場(chǎng)活動(dòng)策劃都需要注重信息的傳播，而信息的傳播就需要不同的媒體媒介。如今信息轟炸時(shí)代，除了傳統(tǒng)媒體(報(bào)紙、雜志、廣播、電視)依舊發(fā)揮著不可替代的作用外，互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、直郵、IPTV、電子雜志等越發(fā)顯出其強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)。作為活動(dòng)策劃公司和品牌推廣公司，要對(duì)媒體有一個(gè)全面的認(rèn)知以至可以充分利用身邊的媒體資源。
如果邀請(qǐng)媒體參加活動(dòng)，你需要考慮他們以什么方式參加，何時(shí)參加。他們是否會(huì)作為應(yīng)邀賓客參加?如果是這樣，在訂購(gòu)食物和飲料時(shí)就應(yīng)該將其人數(shù)考慮在內(nèi)。你是否考慮開(kāi)一個(gè)專(zhuān)門(mén)的新聞發(fā)部會(huì)?他們有什么要求?如果你能考慮他們的需求，并且盡最大努力來(lái)滿(mǎn)足他們的需求，這對(duì)你也是最有利的。他們可能需要場(chǎng)地提供攝制組?？寇?chē)輛、鋪設(shè)電纜的地方，以及媒體器材合適的電源接口。他們可能會(huì)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)直播，需要在特定時(shí)間進(jìn)行特別采訪?；ㄐr(shí)間詢(xún)問(wèn)他們需要什么。如果你能預(yù)料到他們的需求就更好了。指定一些員工專(zhuān)門(mén)為媒體服務(wù)，以確保他們能夠采訪到他們想要采訪的人。提前為他們準(zhǔn)備好宣傳材料，以確保他們攝像做出安排，提前組織好需要一起照相的人。
媒體工作人員通常是非常忙碌的。活動(dòng)策劃公司的管理及執(zhí)行人員要尊重他們的時(shí)間，決不能忘記他們對(duì)于你的活動(dòng)的積極報(bào)道的關(guān)鍵作用。要盡可能和媒體協(xié)同合作，想到配合，共同促進(jìn)比方的工作。
媒體可能需要一個(gè)能讓他們進(jìn)行私下采訪和拍照的房間。要知道，媒體人士要從諸多活動(dòng)中挑選一些來(lái)參加。如果你想讓他們選擇你策劃的活動(dòng)，你就必須讓他們感到與你合作會(huì)很愉快，這一點(diǎn)是非常重要的。努力和他們合作，在合作中建立工作關(guān)系，盡管如此，策劃人員還要清楚他們隨時(shí)可能因有重要新聞被叫走，而中斷了在你的活動(dòng)策劃中的工作。